1) 6–9 Monate vorher: Ziele, Budget, Projektteam
Ziele & Scope
- Warum ziehen wir um? Wachstum, Kosten, Lage, Hybrid Work?
- Was muss besser werden (Lärm, Meetingräume, Kollaborationsflächen)?
Projektorganisation
- Projektleitung bestimmen (mit Stellvertretung).
- Teilprojekte: Fläche & Bau, IT/Telefonie, Mobiliar/Umzug, Kommunikation, Recht/Verträge, Finanzen.
- Wöchentlicher Jour fixe, Entscheidungsweg klären.
Budget & Zeitplan
- Grobbudget inkl. 10–15 % Reserve (Umzug, Reinigung, Entsorgung, Möbellift, IT, Beschriftung, Aus- und Einzug).
- Stichtag festlegen (bevorzugt Wochenende), Mieterwechsel/Abnahme einplanen.
Standort & Verträge
- Mietvertrag prüfen (Kündigungsfrist, Rückgabepflichten, bauliche Anpassungen).
- Hausordnung, Lift-Reservation, Parkverbotszonen/Stellflächen abklären.
2) 3–6 Monate vorher: Layout, Ausschreibungen, IT-Fahrplan
Flächen- & Arbeitsplatzkonzept
- Grob-Layout, Zonen (Fokus, Kollaboration, Rückzugsräume), Belegungs-/Seating-Plan.
- Akustik, Licht, Ergonomie, Lager/Archivanbindung.
Mobiliar
- Inventar erfassen (Kennzeichnung), was mitziehen, verkaufen, spenden, entsorgen?
- Kompatibilität (z. B. USM-Elemente) prüfen, Reparaturen/Ergänzungen planen.
Ausschreibungen
- 2–3 Umzugsfirmen mit Vor-Ort-Besichtigung einladen; Fixpreis-Offerte inkl. Verpackungsmaterial, Möbellift, Spezialtransporte.
- Reinigungsfirma für Endreinigung mit Abnahme; Entsorgungs-/Recyclingpartner (E-Schrott, Papier, Datenträger).
- Beschilderung/Branding, Folierungen, Beschriftung der Meetingräume.
IT & Kommunikation
- Netz & Strom: ISP-Verfügbarkeit, Glasfaser, Terminfenster (Lead Times!).
- Telefonie: Rufnummernportierung (LOA), Notrufadressen, Analogleitungen (Alarm/ Lifttelefon) klären.
- Server/Netzwerk: Rack, USV, Kühlung, Firewalls, VLAN-/IP-Plan, Patchfelder.
- WLAN-Site-Survey einplanen; Drucker, MFDs, Follow-Me-Print.
- Change Freeze rund um den Umzug festlegen und Backup/Restore-Test terminieren.
3) 8–4 Wochen vorher: Etiketten, Packregeln, Kommunikation
Kennzeichnungssystem
- Farben/Nummern pro Zone/Raum, Etiketten für Kisten/Möbel (Zielraum + Platz).
- Packrichtlinien: Maximalgewicht, „Fragile“-Markierung, IT separat verpacken.
Kommunikation intern
- Umzugsordnung, Park-/ÖV-Hinweise, Home-Office-Regelung für Umzugswochenende.
- Ansprechpartner je Team, Abwesenheitsplanung.
Kommunikation extern
- Adresse auf Website, Signaturen, Rechnungen, AGB, Stempel, Briefpapier.
- Post Nachsendeauftrag, Kunden/Partner informieren, Google-Unternehmensprofil aktualisieren.
Recht & Versicherung
- Haftung während Transport, Elektronikversicherung, Schlüssel-/Badge-Handling mit Protokoll.
- Datenschutz: Akten/Datenträger – Lösch- & Vernichtungsprotokolle.
4) 2 Wochen vorher: Gebäudelogistik & IT-Feinschliff
- Fahr- und Lastenlift reservieren; Schutz von Böden/Wänden, Halteverbotszonen beantragen.
- Zutrittslisten/Badges, Alarmcodes, Brandschutz-Check.
- IT-Umzug: Reihenfolge festlegen (Server/Netz zuvor, Clients am Umzugstag), Roll-Back-Plan dokumentieren.
- Catering/Verpflegung fürs Team (lange Schichten!).
5) Umzugstag: Ablauf in Zeitslots
Morgen
- Übergabe-Briefing mit Umzugsfirma, Sicherheitsunterweisung, Wege markieren.
- IT baut Altsysteme gemäss Plan ab (Fotos/Kabelpläne machen).
Transport & Einzug
- Möbel nach Etikettierung platzieren, Arbeitsplätze nach Seating-Plan.
- IT: Racks, Switch/Firewall, Internet, WLAN, Drucker in Betrieb; Funktionstest (Netz, Telefone, Konferenztechnik).
Abschluss
- Erst-Reinigung, Leergut sammeln, Abnahme-Checkliste für Altflächen.
6) Erste Woche danach: Stabilisieren & nachziehen
- „Hypercare“: IT-Support on-site, Ticketboard für Kinderkrankheiten.
- Feintuning: Tische/Stühle einstellen, Licht/Acoustics nachjustieren, Pflanzen/Branding.
- Mängelliste an Vermieterschaft/Baupartner, Restarbeiten timen.
- Danke-Message ans Team – und eine kleine Einzugsrunde schadet nie.
7) Formalitäten & Behörden (Schweiz-spezifisch, Auswahl)
- Adressänderung via Gemeinde/Kanton (falls angeboten: eUmzug; für Firmen je nach Kanton/Gemeinde geregelt).
- Handelsregister/Mehrwertsteuer- und AHV-Stellen informieren.
- Versorger (Strom/Wasser/Abfall), Hauswartung/Facility, Reinigungs- & Wartungsverträge ummelden.
- Versicherungen (Betrieb/Inventar/Transport), Postfächer, Parkkarten, Kehrichtmarken.
- Datensicherheit: Vernichtung alter Datenträger dokumentieren.
Kurze Checkliste zum Abhaken
- Projektleitung, Budget (+ Reserve), Meilensteine
- Mietvertrag, Abgabepflichten, Lift-/Park-Reservierungen
- Layout, Seating, Inventar (mit „bleibt/weg/neu“)
- Umzugsfirma (Fixpreis), Reinigung, Entsorgung beauftragt
- ISP/Telefonie bestellt, Netzwerk-/WLAN-Plan, Backup/Restore getestet
- Etiketten & Packregeln, interne & externe Kommunikation
- Versicherungen/Haftung, Schlüssel/Badges, Datenschutz-Prozesse
- Umzugstag-Plan (Slots, Wege, Schutz), Catering/Sicherheit
- Abnahme alt, Hypercare neu, Mängelliste & Restarbeiten
- Behörden/Versorger/Registraturen aktualisiert
Bonus-Tipps aus der Praxis
- Fotos & QR-Codes: jeden Schrank/Arbeitsplatz vor Abbau fotografieren; QR auf Kisten mit Zielraum spart Rückfragen.
- Pilotreihe: vor dem grossen Rollout 10 Arbeitsplätze komplett aufbauen und testen – Fehler früh entdecken.
- Möbel-Puffer: 5–10 % Reserve für Stühle/Tische und Kabel – Überraschungen kommen sicher.
- Nachhaltigkeit: alte Möbel spenden oder professionell wiederaufbereiten lassen; E-Schrott zertifiziert entsorgen.
Wenn Sie möchten, verwandle ich diese Firmenumzug Checkliste in ein druckbares PDF oder eine Excel-Checkliste mit Abhakfeldern – sagen Sie kurz Bescheid.